શાળા દફ્તર અને તેના વિભાગો અને કેટલા વર્ષ સુધી જાળવવું ? To maintain the school office and its departments and for how many years

શાળાનું દફતર એ શાળા વ્યવસ્થાપન નું આવશ્યક અંગ છે. શાળાના પત્રકો દફતર એ સમાજ માટે માહિતીનું સ્ત્રોત છે. શાળાના આળંકા થી માંડીને શાળાના વર્તમાન અને ઉજ્વર ભવિષ્ય માટે વિવિધ દફતરની જાળવણી અને માવજત થાય તે આવશ્યક છે. શાળાનું દફતર એ શ્રેષ્ઠ વ્યવસ્થાપન નો એવો અરીસો છે જેમાં શાળાનું સ્વચ્છ અને સૌમ્ય પ્રતિબિંબ જીલાય છે. શાળાની ગતી વિધિ ના ઉતર ચઢાવ નો આલેખ છે. દફતર ના આધારે શાળા ની પ્રગતિ જાણી શકાય છે. શાળાના વહીવટની આવરી લેતી  તમામ બાબતો અને શાળામાં કામ કરતા વહીવટી અધિકારીઓના કાર્યની વિસ્તૃત નોંધ આમાં રાખવામાં આવે છે.

•  ઘણી શાળાઓમાં કોમ્પ્યુટરની મદદથી અધ્યતન શાળા પત્રકો તૈયાર થયા છે. જેવા કે પગાર પત્રક હાજરીપત્રક હોય પત્રક લાઇબ્રેરી વાર્ષિક આયોજન અભ્યાસક્રમ શાળા કેલેન્ડર વિગેરે વિગેરે. શાળામાં થતી પ્રવૃત્તિઓની માહિતી પણ સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે. બધી જ માહિતી વિચાર સમુદાયની સ્પર્શે છે જે શાળા વ્યવસ્થાપનમાં ભાગીદારી કરી રહ્યા છે. વિદ્યાર્થીની શાળામાં લાવવાથી માંડી શાળા શિક્ષણ અને શાળા છોડ્યા સુધી સર્વગ્રાહીનો જ સારા દફતરમાંથી નોંધવી અનિવાર્ય બની ગઈ છે.

➡️ શાળા દફતર ના પ્રકાર 

•  દરેક દફતર પત્રકમાં વિગતોના આધારે તેની નિશ્ચિત કરેલ વિભાગ પ્રકારમાં મૂકવામાં આવે છે તેની ઉપયોગીતા ના આધારે તેનું વર્ગીકરણ જે તે વિભાગમાં કરવામાં આવ્યું છે.
•  દરેક વિભાગ અને પત્રક નું અનોખું મૂલ્ય હોય છે. કોઈનું મૂલ્ય ઓછું નથી. તમામ પ્રકારના પત્રકો નું મૂલ્ય આપણી ઓછું ન આપીએ

1	કાયમી દફતર	અ વર્ગ
2	પાંત્રીસ વર્ષ સુધી સાચવવા નું દફતર	બ વર્ગ
3	10 વર્ષ સુધી સાચવવા નું દફતર	ક વર્ગ
4	5 વર્ષ સુધી સાચવવા નું દફતર	ડ વર્ગ
5	1 વર્ષ સુધી સાચવવા નું દફતર	ઈ વર્ગ

•  શિક્ષણ વિભાગના 214 81 ના ઠરાવ ક્રમાંક દફ્સ 1079/79032/80/5 પાર્ટીકલ પોલીસી પરિશિષ્ટ સાત અને સામાન્ય વહીવટ વિભાગના તારીખ 19.4.1983 ના પરિપત્ર ક્રમાંક મુજબ દફતરનું વર્ગીકરણ કરવામાં આવેલું છે.
•  આ પત્રની જોગવાઈ રાજ્ય સરકારના તમામ વિભાગો ખાતાના વડાઓ તમામ કચેરીઓ તમામ અદ્રસરકારી કર્મચારીઓ, ગ્રાન્ટ ઇન એડ સંસ્થાઓ બોર્ડ નિગમો અને સ્વાયત સંસ્થાઓને લાગુ પડશે.

દફતર વર્ગ	જાળવણી ની મુદત
ક (A) વર્ગના ફાઈલ રજીસ્ટર કાગળ	અનિશ્ચિત મુદત સુધી
ખ (B) ફાઈલ રજીસ્ટર કાગળો	15 વર્ષથી વધુ પરંતુ 30 વર્ષ થી ઓછી
ખ~ 1 (B -1) વર્ગના ફાઈલો રજીસ્ટર કાગળો	પાંચ વર્ષથી વધુ પરંતુ 15 વર્ષથી ઓછી
ગ (C) વર્ગના ફાઈલો રજીસ્ટર કાગળો	એક વર્ષથી વધુ પરંતુ પાંચ વર્ષથી ઓછી

• ઘ (D) વર્ગના ફાઈલો રજીસ્ટર કાગળો કામ પૂરું થયાની મુદત બાદ એક જ વર્ષ પૂરું થાય ત્યાં સુધી 

ક ➡️વર્ગ	આ વર્ગમાં નિશ્ચિત સમય સુધી જાળવવાની ફાઈલો આવે છે જેમાં અગત્યના પ્રશ્નો ચર્ચ વામો આવ્યા હોય અથવા જેમાં અગત્યના પૂર્વ દ્રષ્ટાંતો પ્રસ્થાપિત કરાતા હુકમો અથવા કાયમી મહત્વની સામાન્ય સૂચનાઓ કે નિર્ણયો હોય તેવી ફાઈલો આ વર્ગમાં મૂકવી
ખ ➡️વર્ગ	આ વર્ગમાં મહત્તમ 30 વર્ષ સુધી જાળવવાની ફાઈલો આવે છે. થોડાક દશક આ પછી સંદર્ભ માટે જરૂરી ન રહે તેવી ઉપરની કક્ષાની ફાઈલો આ વર્ગમાં મૂકવી.
ખ -1➡️વર્ગ	આ વર્ગમાં મહત્તમ 15 વર્ષ સુધી જાળવવાની ફાઈલો આવે છે. ગવર્તી વધુ જરૂરી અને અગત્યની હોય અને ખ વર્ગની જેમ વધારે સમય માટે રાખવા જેવી ન હોય તેવી ફાઈલો આ વર્ગમાં મૂકવી.
ગ ➡️વર્ગ	આ વર્ગમાં મહત્તમ પાંચ વર્ષ સુધી ફાઈલો જાળવવામાં આવે છે પ્રાથમિક અગત્યની ન હોય અને થોડાક વર્ષ માટે જાળવી રાખવાની હોય તેવી ફાઈલો આ વર્ગમાં મૂકવી
ઘ ➡️વર્ગ	કામ પતી જાય કે તરત નાશ કરવાની અને જે તે વર્ષમાં ફાઈલ તૈયાર કરવામાં આવી હોય તે વર્ષના અંત પછી વધુમાં વધુ એક વર્ષ પૂરું થયા પછી નાશ કરવાની તદ્દન પ્રાસંગિક પ્રકારના વિષયવસ્તુ વારી ફાઈલો આ વર્ગમાં મૂકવી

➡️ વિભાગ એક : "અ" વર્ગમાં સમાવિષ્ટ પત્રકો 

 વય પત્રક ઉંમરવાળી સામાન્ય રજીસ્ટર જનરલ રજીસ્ટર 

 આવક રજીસ્ટર ડેડસ સ્ટોક રજીસ્ટર જાવક રજીસ્ટર હુકમોની ફાઈલ પગાર પંચ પત્રક મુલાકાતપોથી 

➡️ વિભાગ બે : "બ" માં સમાવિષ્ટ પત્રકો 

1.  અન્ય શાળામાંથી આવેલ શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્રો 
2.  એલસી ફાઈલ 
3.  વાલીની સ્લીપ ની ફાઈલ 
4.  શાળા ફંડ હિસાબ રોજમેર શાળા નિધિ ખર્ચ 
5.  કન્ટીજન્સી  હિસાબ 
6.  વિઝીટ બુક શેરાપોથી 
7.  સિક્કા રજીસ્ટર 
8.  પરિપત્રોની ફાઈલ પરિપત્ર સંગ્રહ 

➡️ વિભાગ ત્રણ : "ક" મા સમાવિષ્ટ પત્રકો 

•  નિરીક્ષક અધિકારી તપાસણી 
•  અમલદાર ની સુચના બુક
•  શાળા છોડ્યા બાબત ના દાખલા આપેલ સર્ટિફિકેટ ની ફાઈલ 
•  વયના પ્રમાણપત્રો જન્મ તારીખ નો દાખલો આપે એની ફાઈલ 
•  વાર્ષિક પરિણામ પત્રકો

➡️ વિભાગ ચાર ડો માં સમાવિષ્ટ પત્રકો 

 

• મુખ્ય શિક્ષકની લોગબુક 
•  સુચના બુક શિક્ષકોની સુચનાપોથી 
•  શિક્ષકોનું દૈનિક હાજરી પત્રક 
•  માસિક પત્રક ફાઈલ 
•  ચાટ લીધા ના રિપોર્ટની ફાઈલ 
•  મોમેન્ટ રજીસ્ટર 
•  પુસ્તકાલય રજીસ્ટર 
•  ફી ની પાવતી  
•  ચૂકવાયેલ શિષ્યવૃતિની પહોંચ 
•  વાર્ષિક અહેવાલ રજા રિપોર્ટ વાલી સંપર્ક રજીસ્ટર સંસ્થાકીય આયોજન વિદ્યાર્થીઓના હાજરી પત્રકો પત્ર વ્યવહાર ફાઇલ શાળા સમિતિની કાર્યવાહી 

➡️ વિભાગ પાંચ ઇમો સમાવિષ્ટ પત્રકો 

•  અભ્યાસક્રમ આયોજન 
• પાઠ્યપુસ્તક વિતરણ 
• વિદ્યાર્થીની ઉત્તરવહી માગણી પત્રક 
• વિદ્યાર્થીની યોગ્યતા દર્શક પત્રક
•  દૈનિક નોંધપોથી 
• વિદ્યાર્થી પ્રવાસ હિસાબ ફાઈલ 
• સામૂહિક પ્રવૃત્તિઓની રોજનીશી 
• વિદ્યાર્થીની વિતરણ કરેલ સામગ્રીની ફાઈલ 
• પ્રવેશપાત્ર બાળકોનું પત્રક અન્ય વિભાગમાં સમાવેશ ન થયો હોય તે તમામ 

Read More: હોટલમાં રૂમ બુક કરો તો માસ્કડ આધાર કાર્ડનો જ ઉપયોગ કરજો, પ્રાઈવેસી જળવાઈ રહેશે – Masked Aadhaar download online

Apply for PAN Card Apply for PAN Card : પાનકાર્ડ મેળવો ફક્ત 10 જ મિનિટમાં 

Ayushman Card Hospital List in Gujarat  Ayushman Card Hospital List in Gujarat – ગુજરાતમાં આયુષ્માન કાર્ડ હોસ્પિટલની યાદી

Gujrat  હેલો ,મિત્રો મારુ નામ RAJA છે. મને ભારત અને રાજ્ય સરકારો દ્વારા લાગુ કરવામાં આવતી વિવિધ પરીક્ષાઓ, મહત્વપૂર્ણ યોજનાઓ અને ફાયનાન્સ વિશેની માહિતી ગુજરાતી ભાષામાં લખવી ગમે છે. હું ઓફિસિયલ વેબસાઈટ પરથી માહિતી એકત્ર કરીને વિવિધ માહિતી મેળવ્યા પછી જ લેખ લખું છું. જો તમને મારા દ્વારા લખાયેલો આર્ટિકલ ગમ્યો હોય તો તમે તેને તમારા મિત્રો સાથે પણ શેર કરી શકો છો

આવા જ સરકારી સમાચારની માહિતી મેળવવા માટે અમારી સાથે જોડાયા રહો, ધન્યવાદ.